Contabilidade fácil para o MEI: Organize o seu negócio
- NUJUR NÚCLEO JURIDICO ACEPB
- 9 de ago.
- 15 min de leitura
Afinal, o que é o MEI e qual as vantagens?
Por: Danielli da Silva Rocha
Contadora - CRC-PR 079205/O-0
O MEI (Microempreendedor Individual) é um modelo de empresa simplificado criado pelo governo brasileiro para formalizar trabalhadores autônomos e pequenos negócios e para se enquadrar como MEI (em 2026), o negócio precisa faturar até R$ 81.000,00 por ano (ou um valor proporcional se for aberto no decorrer do ano), o CPF do titular não pode ter participação em outra empresa como sócio ou titular e ter, no máximo, um empregado contratado que receba o salário-mínimo ou o piso da categoria. As principais vantagens de ser MEI:
CNPJ Próprio: Permite abrir conta bancária empresarial, emitir notas fiscais (essencial para vender para outras empresas ou para o governo) e ter acesso a maquininhas de cartão.
Baixo Custo de Impostos: Em vez de pagar vários tributos complexos, o MEI paga apenas um valor fixo mensal através do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Esse valor gira em torno de 5% do salário-mínimo + impostos específicos da atividade (R$ 1,00 de ICMS para comércio/indústria e/ou R$ 5,00 de ISS para serviços).
Direitos Previdenciários: Ao pagar o DAS em dia, você garante acesso a benefícios do INSS, como:
Aposentadoria por idade.
Auxílio-doença.
Salário-maternidade.
Pensão por morte e auxílio-reclusão para os dependentes.
Acesso Facilitado a Crédito: Bancos costumam oferecer linhas de crédito, empréstimos e financiamentos com condições e juros mais vantajosos para contas de pessoas jurídicas (PJ).
Menos Burocracia: O processo de abertura é gratuito e feito 100% online. Além disso, o MEI é dispensado de alvará de licença e funcionamento para a maioria das atividades e a declaração de faturamento é feita apenas uma vez por ano.
Como e onde emitir as notas fiscais?
A emissão de notas fiscais pelo MEI depende diretamente do tipo de atividade que você exerce: Prestação de Serviços ou Venda de Produtos.
2.1 – Prestação de Serviços (NFS-e)
Se você trabalha com serviços (como consultoria, limpeza, marketing, beleza, manutenção), a emissão é centralizada em um único sistema gratuito para todo o Brasil, no Portal de Gestão Nacional da NFS-e ou pelo aplicativo de celular NFS-e Mobile.
Como fazer:
Acesse o portal e clique em "Entrar com gov.br" (usando a conta vinculada ao seu CNPJ) ou crie um login com o seu CNPJ, no primeiro acesso, configure seus dados cadastrais e adicione as atividades que você mais realiza como "Serviços Favoritos" (se preferir).
Para emitir, clique no ícone de + (Nova NFS-e).
Você pode escolher a Emissão Simplificada (que pede apenas o CPF/CNPJ do cliente, o serviço e o valor) ou a Emissão Completa.
Preencha as informações do serviço e do valor. Deixe as opções de tributos zeradas ou conforme o padrão do sistema (o MEI não paga imposto por nota emitida, apenas o DAS mensal).
Revise e clique em Emitir NFS-e. Você poderá baixar o PDF para enviar ao cliente.
– Venda de Produtos ou Mercadorias (NF-e)
Se o seu negócio vende produtos físicos, mercadorias ou trabalha com fabricação/indústria, as regras dependem do estado onde sua empresa está registrada, você pode emitir diretamente no sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado ou utilizando o Emissor de NF-e gratuito do Sebrae.
Como fazer:
Inscrição Estadual: Antes de tudo, você precisa ter uma Inscrição Estadual ativa (que geralmente é gerada de forma automática ao abrir o MEI com atividades de comércio) ou mediante pedido específico na Receita Estadual do seu município.
Credenciamento: Acesse o site da SEFAZ do seu estado e solicite o credenciamento para emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).
Certificado Digital (se aplicável): Alguns estados exigem que o MEI tenha um Certificado Digital (como o e-CNPJ) para assinar as notas, enquanto outros permitem a emissão de Nota Fiscal Avulsa sem essa exigência.
Preencha os dados do cliente, os dados do produto (incluindo o código NCM e CFOP) e o valor. Em "Regime Tributário" ou CRT, selecione a opção correspondente ao Simples Nacional / MEI.
MEI pode ter inscrição estadual?
Sim, o MEI pode e deve ter Inscrição Estadual (IE), mas isso depende exclusivamente das atividades que ele exerce.
A regra é bem simples:
Se o MEI trabalha com Comércio, Indústria ou Transporte Intermunicipal/Interestadual: Ele precisa ter a Inscrição Estadual. É ela que permite ao MEI vender mercadorias físicas, emitir notas fiscais de venda (NF-e) e pagar o ICMS (que já vem incluso na taxa mensal do DAS).
Se o MEI trabalha apenas com Prestação de Serviços locais: Ele não terá Inscrição Estadual. Em vez disso, ele terá apenas a Inscrição Municipal, necessária para emitir notas de serviço (NFS-e) e recolher o ISS.
Como conseguir a Inscrição Estadual do MEI?
Na grande maioria dos estados brasileiros, a Inscrição Estadual é gerada automaticamente logo após a abertura do MEI (ou quando você adiciona uma atividade de comércio ao seu CNPJ).
Como o sistema do Governo Federal (Portal do Empreendedor) é integrado com as Secretarias de Fazenda (SEFAZ) dos estados, o próprio sistema se encarrega de criar o número de inscrição.
Como consultar se o seu MEI já tem Inscrição Estadual?
Se você tem dúvidas se o seu número já foi gerado, você pode consultar de duas formas:
Pelo Comprovante do MEI (CCMEI): Acesse o Portal do Empreendedor, emita um CCMEI atualizado e verifique se o campo "Inscrição Estadual" está preenchido.
Pelo SINTEGRA / Cadastro Centralizado de Contribuintes (CCC): Acesse o site do Sintegra ou do CCC, selecione o seu estado e digite o seu CNPJ. Se a inscrição estiver ativa, ela aparecerá na tela com todos os dados da sua empresa.
Por que algumas atividades são vedadas e não podem ser MEI?
O MEI foi criado especificamente para tirar da informalidade trabalhadores autônomos de baixa renda e pequenos negócios de estrutura muito simples.
Por conta disso, a legislação brasileira criou uma lista de atividades vedadas que não podem aderir a esse modelo. Os principais motivos para uma profissão ou atividade ser proibida no MEI são:
1. Profissões Regulamentadas (Atividades Intelectuais)
Se a sua profissão exige formação acadêmica, registro em um Conselho de Classe (como CRM, OAB, CREA, CRC) ou envolve um trabalho de alta complexidade intelectual, ela não pode ser MEI.
Exemplos: Médicos, advogados, engenheiros, arquitetos, psicólogos, contadores, dentistas e jornalistas.
Por que é vedado?
O governo entende que essas profissões não se enquadram no perfil de "trabalhador informal ou vulnerável" que a lei do MEI visa proteger. Além disso, são atividades que já possuem regulamentação própria e fiscalização por seus respectivos conselhos.
2. Atividades de Alto Risco ou Alta Complexidade
Negócios que envolvem alto risco ambiental, civil, de segurança ou que demandam estruturas fiscais muito complexas são proibidos.
Exemplos: Fabricação de fogos de artifício, transporte de produtos perigosos, empresas de vigilância armada ou atividades químicas pesadas.
Por que é vedado? O MEI tem um processo de abertura simplificado e dispensa alvarás complexos na largada. Atividades perigosas exigem vistorias rigorosas do Corpo de Bombeiros, Vigilância Sanitária ou órgãos ambientais antes mesmo de começarem a operar.
3. Setor Financeiro e de Investimentos
Qualquer atividade que envolva a movimentação, empréstimo, administração ou investimento de dinheiro de terceiros está fora do MEI.
Exemplos: Bancos, corretoras de seguros, empresas de empréstimo (factoring), casas de câmbio e administradoras de imóveis.
Por que é vedado? São setores altamente regulados pelo Banco Central e pela CVM (Comissão de Valores Mobiliários), exigindo capital social elevado e regras rígidas de contabilidade que não cabem na simplicidade do MEI.
4. Atividades com Potencial de Faturamento Muito Alto
Alguns ramos de negócio dificilmente conseguiriam operar respeitando o limite de faturamento anual do MEI (que é de R$ 81.000,00).
Exemplos: Atacadistas de grande porte, indústrias pesadas ou incorporadoras imobiliárias.
Por que é vedado? Para evitar que grandes empresas usem o MEI como manobra fiscal (faturamento fracionado) para pagar menos impostos de forma ilegal.
O que fazer se a sua atividade for vedada?
Se a profissão que você quer exercer não está na lista de atividades permitidas do MEI, o caminho legal para se formalizar é abrir uma ME (Microempresa).
Como ME, você pode optar pelo regime do Simples Nacional (que também unifica os impostos, embora o valor varie de acordo com o faturamento real), mas precisará obrigatoriamente do suporte de um contador para cuidar da sua escrituração e das declarações mensais.
Como funciona os alvarás para o MEI?
Para o MEI, o funcionamento dos alvarás é extremamente simplificado. Desde setembro de 2020, com a Lei da Liberdade Econômica, o MEI é dispensado de alvarás e licenças de funcionamento para começar a trabalhar.
Isso significa que você pode abrir a sua empresa e começar a operar imediatamente, sem precisar esperar uma vistoria ou a emissão de um papel físico da prefeitura.
No entanto, existem regras importantes que você precisa conhecer sobre como isso funciona na prática:
1. O Termo de Ciência e Responsabilidade
No momento em que você abre o MEI (ou adiciona uma nova atividade), você concorda com um Termo de Ciência e Responsabilidade. Ao aceitar esse termo, você declara que o seu negócio cumpre todas as exigências legais do seu município (normas sanitárias, ambientais, de trânsito e de segurança contra incêndio).
⚠️ Atenção: O Certificado da Condição de Microempreendedor Individual (CCMEI), que é o documento gerado na abertura da empresa, serve como o seu Alvará de Funcionamento Provisório.
2. A Fiscalização Continua Existindo
A dispensa do alvará não significa que o MEI está livre de regras. O governo mudou o modelo: em vez de exigir que você comprove tudo antes de abrir (fiscalização prévia), ele deixa você abrir e faz a fiscalização posterior (depois que o negócio já está funcionando).
Se uma fiscalização da Prefeitura, da Vigilância Sanitária ou do Corpo de Bombeiros for até o seu local de trabalho e encontrar irregularidades, você poderá receber advertências, multas ou até ter o negócio fechado caso não corrija os problemas.
3. Atividades de Alto Risco
Embora o MEI, por natureza, englobe atividades de baixo risco, a definição exata do que é "baixo risco" pode variar um pouco dependendo do estado ou município.
Negócios em casa ou digitais: Prestadores de serviço que trabalham no computador, artesãos ou quem usa a própria residência apenas como ponto de contato costumam ter dispensa automática total.
Alimentação e Beleza: Se você trabalha com manipulação de alimentos (como uma marmitaria) ou estética/tatuagem, embora não precise do alvará prévio para abrir o CNPJ, precisa seguir rigorosamente as regras da Anvisa/Vigilância Sanitária local desde o primeiro dia.
Quais são os principais erros cometidos pelos MEI’s?
Embora o MEI seja um modelo de empresa muito simples, a falta de atenção a algumas regras pode gerar dores de cabeça, multas e até a perda do CNPJ.
1. Misturar as finanças pessoais com as da empresa
Este é, sem dúvidas, o erro mais comum. Muitos MEIs usam a conta bancária da empresa para pagar contas de casa (mercado, aluguel, luz) ou usam o dinheiro pessoal para pagar fornecedores do negócio.
O risco: Além de perder o controle real se o negócio está dando lucro ou prejuízo, a Receita Federal pode cruzar os dados e entender que toda a movimentação da conta jurídica é lucro tributável, gerando problemas fiscais.
2. Esquecer de pagar o DAS mensal
O DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) deve ser pago todo dia 20, mesmo que a empresa não tenha faturado nada ou emitido nenhuma nota fiscal naquele mês.
O risco: O atraso gera juros e multa diária. Se acumular por muito tempo, o CNPJ é cancelado, a dívida vai para a Dívida Ativa da União (no CPF do dono) e você perde os direitos previdenciários (como auxílio-doença e contagem para aposentadoria).
3. Não controlar o faturamento (estourar o limite)
O MEI tem um teto anual de faturamento (atualmente de R$ 81.000,00 por ano, o que dá uma média de R$ 6.750,00 por mês). Muitos não somam o que recebem por mês (seja em dinheiro, pix, cartão ou nota fiscal).
O risco: Se estourar o limite em até 20%, o MEI precisa migrar para Microempresa (ME) e pagar o imposto sobre o valor que passou. Se passar de 20%, a transição é retroativa ao início do ano, gerando impostos e multas altíssimos.
4. Não entregar a Declaração Anual (DASN-SIMEI)
Todo ano, entre janeiro e maio, o MEI precisa enviar a DASN-SIMEI informando tudo o que faturou no ano anterior. Mesmo que o faturamento tenha sido R$ 0,00, a declaração é obrigatória.
O risco: A não entrega gera multa automática e impede a emissão das guias DAS do ano corrente, deixando o MEI em situação irregular.
5. Comprar mais mercadorias do que o permitido
A Receita Federal fiscaliza o MEI não apenas pelo que ele vende, mas pelo que ele compra. O limite de compras para estoque/comercialização é de 80% do valor máximo do faturamento (ou seja, cerca de R$ 64.800,00 por ano).
O risco: Se o sistema da Secretaria da Fazenda detectar que você comprou mais do que esse limite em notas fiscais de fornecedores, o seu MEI pode ser desenquadrado de forma automática por presunção de omissão de receita.
6. Contratar mais de um funcionário (ou pagar acima do limite)
O MEI só pode ter um empregado registrado, e ele deve receber o salário-mínimo da categoria ou o salário-mínimo nacional.
O risco: Contratar duas pessoas ou pagar um valor "por fora" descaracteriza o MEI perante a fiscalização do Ministério do Trabalho e gera multas graves.
Mas e como evitar esses erros?
A melhor forma de se proteger é manter uma planilha simples de fluxo de caixa, anotando tudo o que entra (receitas) e tudo o que sai (despesas), guardar todas as notas fiscais de compras e colocar o pagamento do DAS no débito automático ou criar um lembrete mensal.
Como manter a organização financeira do seu negócio de forma simples?
Manter a saúde financeira da empresa em dia não precisa ser um bicho de sete cabeças. Se você não gosta de planilhas complexas, o segredo é focar no básico bem-feito.
1. Separe o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa (Regra de Ouro)
O erro mais comum (e mais perigoso) é usar a mesma conta para pagar o mercado de casa e os fornecedores do negócio.
Como fazer: Abra uma conta jurídica (PJ) — hoje a maioria dos bancos digitais oferece contas PJ 100% gratuitas para MEI. Todo o dinheiro que entrar das suas vendas deve ir para essa conta, e todas as despesas do negócio devem sair dela.
2. Defina o seu "Pró-Labore" (Seu Salário)
Você não é o caixa eletrônico da sua empresa. Você não deve retirar dinheiro do negócio toda vez que precisar pagar uma conta pessoal.
Como fazer: Defina um valor fixo mensal para ser o seu salário (ex: R$ 2.500,00). Uma vez por mês (ou quinzenalmente), transfira esse valor fixo da conta PJ para a sua conta pessoal. Suas contas pessoais devem caber estritamente dentro desse valor.
3. Registre tudo (Mesmo!)
Para saber se você está tendo lucro ou prejuízo, você precisa visualizar para onde o dinheiro está indo. Não confie apenas na memória.
Como fazer: Escolha a ferramenta mais confortável para você: um caderno, uma planilha básica ou um aplicativo simples de controle financeiro. Anote duas coisas diariamente:
Entradas (Receitas): Tudo o que você vendeu e recebeu.
Saídas (Despesas): Tudo o que gastou (água, luz, internet, mercadoria, DAS, taxas de cartão).
4. Tenha uma Reserva de Emergência para o Negócio
Meses ruins acontecem, equipamentos quebram e imprevistos surgem. Sem uma reserva, você pode acabar recorrendo a empréstimos com juros altos.
Como fazer: Sempre que a empresa der lucro, guarde uma pequena porcentagem (ex: 5% ou 10%) em uma caixinha de rendimento automático na conta PJ. O objetivo é acumular o equivalente a pelo menos 3 meses dos custos fixos da sua empresa.
5. Monitore o "Capital de Giro"
O capital de giro é o dinheiro necessário para a empresa continuar funcionando enquanto os pagamentos dos clientes não entram. Se você vende parcelado no cartão, por exemplo, o produto sai hoje, mas o dinheiro só entra daqui a semanas.
Como fazer: Evite gastar imediatamente o dinheiro de vendas que acabaram de acontecer se você sabe que terá contas altas para pagar na próxima semana. Mantenha sempre um saldo mínimo na conta PJ para cobrir os custos operacionais do dia a dia.
🛠️ Sugestão de Rotina Financeira Simples:
Diária (5 minutos): Anote o que entrou e o que saiu no dia.
Semanal (15 minutos): Pague os fornecedores da semana e agende o pagamento do DAS.
Mensal (30 minutos): Some tudo o que faturou, veja se deu lucro, transfira o seu pró-labore e guarde a fatia da reserva.
Com qual dessas ferramentas você se sente mais confortável para começar a registrar seus ganhos e gastos: um caderno, uma planilha ou um aplicativo de celular?
Quais são os principais erros cometidos pelos MEI’s?
Embora o MEI seja um modelo de empresa muito simples, a falta de atenção a algumas regras pode gerar dores de cabeça, multas e até a perda do CNPJ.
1. Misturar as finanças pessoais com as da empresa
Este é, sem dúvidas, o erro mais comum. Muitos MEIs usam a conta bancária da empresa para pagar contas de casa (mercado, aluguel, luz) ou usam o dinheiro pessoal para pagar fornecedores do negócio.
O risco: Além de perder o controle real se o negócio está dando lucro ou prejuízo, a Receita Federal pode cruzar os dados e entender que toda a movimentação da conta jurídica é lucro tributável, gerando problemas fiscais.
2. Esquecer de pagar o DAS mensal
O DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) deve ser pago todo dia 20, mesmo que a empresa não tenha faturado nada ou emitido nenhuma nota fiscal naquele mês.
O risco: O atraso gera juros e multa diária. Se acumular por muito tempo, o CNPJ é cancelado, a dívida vai para a Dívida Ativa da União (no CPF do dono) e você perde os direitos previdenciários (como auxílio-doença e contagem para aposentadoria).
3. Não controlar o faturamento (estourar o limite)
O MEI tem um teto anual de faturamento (atualmente de R$ 81.000,00 por ano, o que dá uma média de R$ 6.750,00 por mês). Muitos não somam o que recebem por mês (seja em dinheiro, pix, cartão ou nota fiscal).
O risco: Se estourar o limite em até 20%, o MEI precisa migrar para Microempresa (ME) e pagar o imposto sobre o valor que passou. Se passar de 20%, a transição é retroativa ao início do ano, gerando impostos e multas altíssimos.
4. Não entregar a Declaração Anual (DASN-SIMEI)
Todo ano, entre janeiro e maio, o MEI precisa enviar a DASN-SIMEI informando tudo o que faturou no ano anterior. Mesmo que o faturamento tenha sido R$ 0,00, a declaração é obrigatória.
O risco: A não entrega gera multa automática e impede a emissão das guias DAS do ano corrente, deixando o MEI em situação irregular.
5. Comprar mais mercadorias do que o permitido
A Receita Federal fiscaliza o MEI não apenas pelo que ele vende, mas pelo que ele compra. O limite de compras para estoque/comercialização é de 80% do valor máximo do faturamento (ou seja, cerca de R$ 64.800,00 por ano).
O risco: Se o sistema da Secretaria da Fazenda detectar que você comprou mais do que esse limite em notas fiscais de fornecedores, o seu MEI pode ser desenquadrado de forma automática por presunção de omissão de receita.
6. Contratar mais de um funcionário (ou pagar acima do limite)
O MEI só pode ter um empregado registrado, e ele deve receber o salário-mínimo da categoria ou o salário-mínimo nacional.
O risco: Contratar duas pessoas ou pagar um valor "por fora" descaracteriza o MEI perante a fiscalização do Ministério do Trabalho e gera multas graves.
Mas e como evitar esses erros?
A melhor forma de se proteger é manter uma planilha simples de fluxo de caixa, anotando tudo o que entra (receitas) e tudo o que sai (despesas), guardar todas as notas fiscais de compras e colocar o pagamento do DAS no débito automático ou criar um lembrete mensal.
Quais os impactos do desenquadramento?
Manter a saúde financeira da empresa em dia não precisa ser um bicho de sete cabeças. Se você não gosta de planilhas complexas, o segredo é focar no básico bem-feito.
1. Separe o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa (Regra de Ouro)
O erro mais comum (e mais perigoso) é usar a mesma conta para pagar o mercado de casa e os fornecedores do negócio.
Como fazer: Abra uma conta jurídica (PJ) — hoje a maioria dos bancos digitais oferece contas PJ 100% gratuitas para MEI. Todo o dinheiro que entrar das suas vendas deve ir para essa conta, e todas as despesas do negócio devem sair dela.
2. Defina o seu "Pró-Labore" (Seu Salário)
Você não é o caixa eletrônico da sua empresa. Você não deve retirar dinheiro do negócio toda vez que precisar pagar uma conta pessoal.
Como fazer: Defina um valor fixo mensal para ser o seu salário (ex: R$ 2.500,00). Uma vez por mês (ou quinzenalmente), transfira esse valor fixo da conta PJ para a sua conta pessoal. Suas contas pessoais devem caber estritamente dentro desse valor.
3. Registre tudo (Mesmo!)
Para saber se você está tendo lucro ou prejuízo, você precisa visualizar para onde o dinheiro está indo. Não confie apenas na memória.
Como fazer: Escolha a ferramenta mais confortável para você: um caderno, uma planilha básica ou um aplicativo simples de controle financeiro. Anote duas coisas diariamente:
Entradas (Receitas): Tudo o que você vendeu e recebeu.
Saídas (Despesas): Tudo o que gastou (água, luz, internet, mercadoria, DAS, taxas de cartão).
4. Tenha uma Reserva de Emergência para o Negócio
Meses ruins acontecem, equipamentos quebram e imprevistos surgem. Sem uma reserva, você pode acabar recorrendo a empréstimos com juros altos.
Como fazer: Sempre que a empresa der lucro, guarde uma pequena porcentagem (ex: 5% ou 10%) em uma caixinha de rendimento automático na conta PJ. O objetivo é acumular o equivalente a pelo menos 3 meses dos custos fixos da sua empresa.
5. Monitore o "Capital de Giro"
O capital de giro é o dinheiro necessário para a empresa continuar funcionando enquanto os pagamentos dos clientes não entram. Se você vende parcelado no cartão, por exemplo, o produto sai hoje, mas o dinheiro só entra daqui a semanas.
Como fazer: Evite gastar imediatamente o dinheiro de vendas que acabaram de acontecer se você sabe que terá contas altas para pagar na próxima semana. Mantenha sempre um saldo mínimo na conta PJ para cobrir os custos operacionais do dia a dia.
🛠️ Sugestão de Rotina Financeira Simples:
Diária (5 minutos): Anote o que entrou e o que saiu no dia.
Semanal (15 minutos): Pague os fornecedores da semana e agende o pagamento do DAS.
Mensal (30 minutos): Some tudo o que faturou, veja se deu lucro, transfira o seu pró-labore e guarde a fatia da reserva.
Com qual dessas ferramentas você se sente mais confortável para começar a registrar seus ganhos e gastos: um caderno, uma planilha ou um aplicativo de celular?
Aumento de impostos e despesas mensais, obrigatoriedade de contabilidade mensal, entrega de declarações extras, fiscalização mais forte e frequente entre outros atributos.
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